Các Quy Trình Thực Hiện Hợp Đồng Xuất Khẩu

Với vị trí của một ngành xuất khẩu đang phát triển mạnh của Việt Nam trong những năm gần đây, cùng với tiềm năng và thế mạnh về thiên nhiên và con người, ngành sản xuất đồ gỗ mỹ nghệ đang hứa hẹn sẽ đóng vai trò quan trọng trong vấn đề phát triển kinh tế Việt Nam trong những năm tới cho dù có rất nhiều khó khăn ở phía trước. Công ty TNHH Hoàng Minh Anh là một công ty kinh doanh xuất khẩu đồ gỗ mỹ nghệ và thị trường nước ngoài. Với tốc độ tăng trưởng hàng ngày càng nhanh. công ty đang chứng tỏ là mọt trong những công ty xuất khẩu đồ gỗ hoạt động có hiệu quả của ngành xuất nhập khẩu. nước nhà.

Các bước thực hiện hợp đồng xuất khẩu mới nhất Kiểm tra L/C

Bước kiểm tra L/C (Letter of Credit) là một phần quan trọng trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu, đặc biệt khi liên quan đến thanh toán và giao nhận hàng hóa. Dưới đây là một số nội dung cần kiểm tra khi nhận và xác minh L/C:

Quá trình kiểm tra L/C giúp đảm bảo rằng các điều kiện và yêu cầu trong hợp đồng xuất khẩu được thực hiện chính xác và đáng tin cậy. Nếu phát hiện bất kỳ không khớp hay vấn đề nào, cần liên hệ với bên mở L/C để điều chỉnh hoặc thảo luận thêm để đảm bảo sự nhất quán và đúng hẹn trong quá trình xuất khẩu.

Giấy phép xuất khẩu là một tài liệu pháp lý quan trọng để thực hiện các hoạt động xuất khẩu hàng hóa. Trong bối cảnh mở rộng hợp tác quốc tế, chính phủ đảm bảo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh hàng xuất khẩu, bao gồm cả việc xuất khẩu hàng hóa không bị hạn chế từ phía nhà nước.

Quản lý xuất nhập khẩu được nhà nước thực hiện thông qua việc áp dụng hạn ngạch và quy định pháp luật đối với hàng hóa. Hàng hóa được quản lý theo ba mức độ sau:

Khi có nhu cầu xuất khẩu hàng hóa và yêu cầu giấy phép, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ xin phép gồm:

Đối với hàng hóa xuất nhập khẩu có điều kiện, bản sao hạn ngạch và đơn xin phép cũng cần được đính kèm. Sau khi hoàn tất thủ tục, hồ sơ sẽ được gửi đến cơ quan cấp giấy phép (thường là Bộ Thương mại), và sau đó Bộ Thương mại sẽ chuyển hồ sơ đến các bộ quản lý chuyên ngành liên quan để xem xét và cấp giấy phép.

Để thực hiện cam kết trong hợp đồng xuất khẩu, các doanh nghiệp xuất khẩu cần chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu một cách cẩn thận. Quá trình chuẩn bị hàng xuất khẩu dựa trên các yếu tố chính như hợp đồng xuất khẩu đã ký kết với đối tác nước ngoài và L/C (nếu hợp đồng yêu cầu thanh toán bằng L/C).

Công việc chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm ba công việc chủ yếu: thu gom tập trung hàng hóa thành lô hàng xuất khẩu, đóng gói bảo bì và gắn ký mã hiệu hàng xuất khẩu.

Thứ nhất, thu gom tập trung hàng hóa thành lô hàng xuất khẩu:

Thứ hai, đóng gói bao bì hàng hóa xuất khẩu:

Thứ ba, gắn ký mã hiệu hàng xuất khẩu:

Việc chuẩn bị hàng xuất khẩu đòi hỏi sự tỉ mỉ và chú trọng đến chi tiết, đảm bảo rằng hàng hóa được chuẩn bị một cách chính xác và đáp ứng được các yêu cầu của hợp đồng xuất khẩu.

Làm kiểm tra chất lượng hàng hóa (kiểm nghiệm và kiểm dịch hàng xuất nhập khẩu)

Trước khi giao hàng, người xuất khẩu có trách nhiệm kiểm tra hàng hóa về chất lượng, bao bì, số lượng, trọng lượng và các yếu tố khác liên quan (được gọi là kiểm nghiệm). Đối với hàng hóa xuất khẩu là động vật hoặc thực vật, cần tiến hành kiểm tra khả năng lây lan bệnh tật (được gọi là kiểm dịch động vật và kiểm dịch thực vật).

Quá trình kiểm nghiệm và kiểm dịch được thực hiện ở hai cấp độ: tại cơ sở và tại cửa khẩu. Trong đó, việc kiểm tra tại cơ sở do phòng Kiểm soát chất lượng tiến hành có vai trò quyết định và ảnh hưởng lớn nhất. Còn việc kiểm tra tại cửa khẩu có tác dụng xem xét lại kết quả kiểm tra tại cơ sở và thực hiện các thủ tục quốc tế.

Qua việc kiểm nghiệm và kiểm dịch, người xuất khẩu đảm bảo rằng hàng hóa đáp ứng các yêu cầu về chất lượng, an toàn và tuân thủ các quy định. Quá trình này đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ sức khỏe công cộng, đảm bảo sự tin tưởng và đáng tin cậy của hàng hóa xuất khẩu.

Bước thuê phương tiện vận tải là một trong những giai đoạn quan trọng trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Nội dung của bước này bao gồm:

Xác định loại phương tiện vận tải:

Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ vận tải:

Thỏa thuận điều khoản và điều kiện:

Theo dõi và quản lý vận chuyển:

Bước thuê phương tiện vận tải đóng vai trò quan trọng trong đảm bảo hàng hóa xuất khẩu được chuyển đến địa điểm đích một cách an toàn, đúng thời gian và đạt chất lượng. Việc lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ vận tải và quản lý quá trình vận chuyển cẩn thận sẽ đảm bảo sự thành công của quá trình xuất khẩu hàng hóa.

Khi vận chuyển hàng hóa trên biển có thể sẽ gặp phải một số rủi ro, tổn thất. Vì vậy cần mua bảo hiểm hàng hóa đường biển để tránh những rủi ro không đáng có.

Bước tiếp theo trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu là công tác kiểm tra và giám sát của hải quan. Đây là một qui định bắt buộc đối với mọi loại hàng hoá, và gồm ba bước chính:

Khai báo hải quan: Người xuất khẩu có trách nhiệm đầy đủ và trung thực trong việc khai báo thông tin về hàng hoá. Tờ khai hải quan phải chứa đầy đủ chi tiết về loại hàng hoá, tên hàng, số lượng, giá trị, phương tiện vận chuyển và quốc gia nhập khẩu. Tờ khai này sẽ được nộp đến cơ quan hải quan cùng với các giấy tờ hỗ trợ như hợp đồng xuất khẩu và giấy phép đóng gói.

Xuất trình hàng hoá: Hàng hoá xuất khẩu phải được sắp xếp một cách gọn gàng và tiện lợi để cơ quan hải quan có thể kiểm tra dễ dàng. Hàng hoá cần được xếp đúng theo quy định và phân loại sao cho rõ ràng, giúp giám sát viên hải quan có thể thực hiện nhiệm vụ kiểm tra hiệu quả.

Thực hiện quyết định của hải quan: Sau khi kiểm tra, cơ quan hải quan sẽ ra quyết định về việc tiếp nhận hàng hoá và hoàn thành các thủ tục hải quan. Quyết định này có thể là xác nhận xuất khẩu hoặc yêu cầu điều chỉnh, bổ sung thông tin hoặc kiểm tra bổ sung. Người xuất khẩu phải tuân thủ và thực hiện đúng các quyết định này để hoàn thành quá trình hải quan.

Công tác kiểm tra và giám sát của hải quan đảm bảo tính hợp lệ và tuân thủ quy định pháp luật trong quá trình xuất khẩu hàng hoá.

Để thực hiện điều kiện giao nhận hàng trong hợp đồng xuất khẩu, doanh nghiệp cần tiến hành các thủ tục tương ứng. Hiện nay, phần lớn hàng hoá xuất khẩu được vận chuyển bằng đường biển và đường sắt. Dưới đây là các công việc cần được thực hiện theo từng phương thức vận chuyển:

Việc thực hiện các thủ tục trên đảm bảo việc giao nhận hàng hoá theo điều kiện đã được thỏa thuận trong hợp đồng xuất khẩu.

Thanh toán là khâu quan trọng và là kết quả cuối cùng trong quá trình kinh doanh xuất khẩu. Hiện nay, hai phương thức thanh toán phổ biến được sử dụng là bằng thư tín dụng (L/C) và bằng phương thức nhờ thu. Dưới đây là chi tiết về mỗi phương thức thanh toán:

Thanh toán bằng thư tín dụng (L/C):

Thanh toán bằng phương thức nhờ thu:

Việc thực hiện các thủ tục thanh toán đảm bảo tính chính xác và nhanh chóng của việc giao dịch xuất khẩu, từ đó đảm bảo quyền lợi và tài chính của doanh nghiệp xuất khẩu.

Những điều cần lưu ý khi thực hiện hợp đồng xuất khẩu

Khi thực hiện hợp đồng xuất khẩu, có một số điều cần lưu ý để đảm bảo quá trình kinh doanh suôn sẻ và giảm thiểu rủi ro. Dưới đây là những điều cần lưu ý quan trọng:

Hiểu rõ hợp đồng: Đọc kỹ và hiểu rõ nội dung của hợp đồng xuất khẩu. Xác định rõ các yêu cầu, điều kiện, thời gian và trách nhiệm của cả hai bên.

Chất lượng hàng hoá: Đảm bảo chất lượng hàng hoá đáp ứng các tiêu chuẩn, quy định và yêu cầu của quốc gia nhập khẩu. Kiểm tra hàng hoá trước khi xuất khẩu để đảm bảo chất lượng và tránh các vấn đề sau này.

Bảo hiểm hàng hoá: Mua bảo hiểm hàng hoá để bảo vệ chúng khỏi rủi ro trong quá trình vận chuyển và lưu trữ. Điều này sẽ giúp bảo vệ tài sản của bạn và giảm thiểu rủi ro tài chính.

Thủ tục hải quan: Tuân thủ các quy định và thủ tục hải quan của cả nước xuất khẩu và nước nhập khẩu. Đảm bảo việc khai báo và xử lý hải quan được thực hiện đúng hạn và chính xác.

Vận chuyển và giao nhận hàng hóa: Chọn đúng phương thức vận chuyển phù hợp với loại hàng hoá và yêu cầu của khách hàng. Đảm bảo quá trình vận chuyển và giao nhận hàng hoá được tiến hành đúng hẹn và an toàn.

Thanh toán: Đảm bảo việc thanh toán được thực hiện theo các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng. Kiểm tra và lưu giữ các chứng từ thanh toán một cách chính xác để đảm bảo nhận được tiền hàng theo đúng cam kết.

Pháp lý và luật pháp: Tuân thủ các quy định pháp lý và luật pháp liên quan đến xuất khẩu, bảo vệ quyền và lợi ích của cả hai bên. Đảm bảo rằng các điều khoản trong hợp đồng xuất khẩu tuân thủ quy định pháp luật.

Giao tiếp và giải quyết tranh chấp: Duy trì giao tiếp tốt với khách hàng và sẵn sàng giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng. Điều này giúp duy trì mối quan hệ tốt và đảm bảo thành công của giao dịch xuất khẩu.

Lưu ý những điều trên sẽ giúp bạn thực hiện hợp đồng xuất khẩu một cách hiệu quả và thành công, đồng thời giảm thiểu các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình kinh doanh.

Mong rằng bài viết trên cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích. Nếu có bất kỳ thắc mắc gì thì đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi qua số hotline: 0972433318. Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, chúng tôi luôn sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc của bạn.

Khách hàng yêu cầu báo giá và lịch tàu xuất hàng với tên hàng, volume, trọng lượng. Nhân viên kinh doanh có nhiệm vụ tư vấn loại cont nào và lịch tàu nào phù hợp với yêu cầu của khách hàng.

Truyền số liệu qua hải quan điện tử:

Truyền số liệu qua phần mềm khai báo hải quan điện tử, lên tờ khai qua mạng. Hệ thống mạng của hải quan tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa:

+ Luồng xanh: Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa. Cán bộ hải quan chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan (đã làm thủ tục hải quan) vào tờ khai xuất khẩu.

+ Luồng vàng: Miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, hồ sơ chuyển qua bộ phận tính giá thuế để kiểm tra chi tiết hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ sẽ được chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan (đã làm thủ tục hải quan) vào tờ khai xuất khẩu.

+ Luồng đỏ: Hồ sơ được chuyển qua bộ phận kiểm tra thực tế hàng hóa . Tuỳ tỷ lệ phân kiểm hóa của lãnh đạo chi cục mà chủ hàng xuất trình 5%, 10% hay 100% hàng để hải quan kiểm tra. Sau khi kiểm tra nếu hàng hóa đúng với khai báo của tờ khai và chứng từ liên quan, cán bộ hải quan sẽ bấm niêm phong (seal) hải quan vào container và sẽ ghi chú vào tờ khai xác nhận hàng hóa đúng khai báo và chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan (đã làm thủ tục hải quan) vào tờ khai xuất khẩu.

Lưu ý : Đăng ký làm thủ tục ở cửa khẩu nào thì truyền số liệu vào cửa khẩu đó.

Trường hợp 1: Hàng hóa xuất khẩu miễn kiểm (luồng xanh):

6a1: Đến hải quan làm thủ tục xuất khẩu

– In tờ khai Hải Quan điện tử (in 2 bản), chủ hàng kí tên và đóng dấu xác nhận.

– Sau đó, mang bộ chứng từ đến hải quan.

– Hải quan sẽ tiếp nhận bộ hồ sơ của nhân viên công ty và tiến hành kiểm tra xem việc chấp hành pháp luật Hải quan của doanh nghiệp trên hệ thống mạng hải quan có vi phạm gì không. Kế tiếp xem việc kê khai trên tờ khai có phù hợp với chứng từ hay không và xem hàng xuất khẩu có thuộc danh mục hàng cấm hay không.

– Sau đó, Hải quan đóng dấu vào tờ khai và chuyển sang bộ phận trả tờ khai.

(Khi nộp tờ khai nhân viên giao nhận se mất phí kẹp vô tờ khai có thể từ 50.000 đến 200.000đ, hoặc có thể nhiều hơn tùy trường hợp).

– Người làm thủ tục hải quan đóng lệ phí Hải Quan.

– Hải quan sau khi kiểm tra trả lại cho nhân viên giao nhận 1 tờ khai và giữ lại tờ khai.

– Nhân viên giao nhận photo tờ khai và đến hải quan thanh lý hàng xuất ở cảng để thanh lý.

– Nhân viên mang tờ khai đã thông quan đến hải quan giám sát bãi ghi số container/seal, tàu/chuyến lên tờ khai gốc.

– Sau đó, nộp tờ khai (photo và gốc để kiểm tra) tại phòng thanh lý.

– Hải quan thanh lí kiểm tra đóng dấu xác nhận và trả lại tờ khai bản gốc.

(Khi thanh lý nhân viên giao nhận sẽ mất phí chi cho hải quan thanh lý là 10.000đ/1 cont, 2 cont là 20.000đ phí này không có trên hóa đơn mà như dạng tiền bồi dưỡng).

– Căn cứ vào booking nhân viên giao nhận viết số hiệu tàu, số hiệu chuyến đi, số container, số seal vào tờ khai để tiến hành vào sổ tàu.

– Nhân viên giao nhận nộp tờ khai để Hải quan vào sổ tàu.

– Hải quan trả lại tờ khai và phiếu xác nhận vào sổ tàu.

– Kết thúc quá trình làm thủ tục thông quan cho lô hàng xuất khẩu tại cảng.

– Hàng hóa sẽ được sắp xếp lên tàu theo kế hoạch của hãng tàu.

Lưu ý: Phải vào sổ tàu trước khi đến giờ Closing time nếu không hàng sẽ rớt lại không xuất khẩu được mặc dù đã thông quan.

Trường hợp 2: Hàng hóa xuất khẩu kiểm hóa (luồng đỏ)

6b1: Đến hải quan làm thủ tục xuất khẩu

– In tờ khai Hải Quan điện tử (in 2 bản), chủ hàng kí tên và đóng dấu xác nhận.

– Sau đó, mang bộ chứng từ đến hải quan.

– Hải quan sẽ tiếp nhận bộ hồ sơ của nhân viên công ty và tiến hành kiểm tra xem việc chấp hành pháp luật Hải quan của doanh nghiệp trên hệ thống mạng hải quan có vi phạm gì không. Kế tiếp xem việc kê khai trên tờ khai có phù hợp với chứng từ hay không và xem hàng xuất khẩu có thuộc danh mục hàng cấm hay không.

– Sau đó, Hải quan đóng dấu và chuyển bộ phận kiểm hóa.

– Nhân viên giao nhận đăng ký chuyển bãi kiểm hóa tại bộ phận chuyển bãi và rút ruột container.

– Nhân viên giao nhận xem kết quả phân kiểm để liên lạc với Hải quan kiểm hóa.

– Xuống bãi tìm container tiến hành cắt seal và liên lạc với Hải quan kiểm hóa xem cắt seal và kiểm tra hàng hóa (5%,10% tùy vào mức độ mà Hải quan yêu cầu kiểm hóa).

– Sau đó, nhân viên giao nhận bấm lại seal mới (gồm seal Hải quan và hãng tàu) và xin giấy xác nhận seal của bộ phận cắt/bấm seal có đóng dấu xác nhận của bô phận bấm seal ở cảng.

– Người làm thủ tục hải quan đóng lệ phí Hải Quan.

– Hải quan sau khi kiểm tra trả lại cho nhân viên giao nhận bộ chứng từ bao gồm:

– 1 tờ khai và giữ lại tờ khai.

Căn cứ vào yêu cầu của khách hàng mà forwarder hay hãng tàu sẽ phát hành vận đơn cho người xuất khẩu.

– Đối với forwarder hoặc line, sẽ gửi mail cho agent của mình rằng lô hàng này khách hàng dùng bill gì, thông tin lô hàng.

– Đối với shipper invoice, packinglist, bill (nế surrender thì không cần) đến consignee để làm hồ sơ khai hải quan và nhận hàng.

Bộ phận chứng từ sẽ lập profile hồ sơ gồm giá mua, giá bán, điều kiện thanh toán, các chứng từ liên quan và chuyển giao bộ phận kế toán theo dõi công nợ.

Nguồn: Sưu tầm, tổng hợp và biên tập